Stunden auf Zetteln und in Tabellen
Am Monatsende überträgt und prüft jemand die Stunden jedes Mitarbeiters — das kostet Zeit und birgt Fehler in der Lohnabrechnung.
Zeiterfassungssystem
Sie wissen, wer bei der Arbeit ist — und haben die Stunden zum Monatsende abrechnungsfertig
Das Zeiterfassungssystem von Coblit ist eine individuell entwickelte Software zur Erfassung der Arbeitszeit von Mitarbeitern und zur Dienstplanung. Mitarbeiter stempeln Arbeitsbeginn, Pausen und Arbeitsende am Tablet an ihrem Standort und melden sich dabei mit einer 4-stelligen PIN an. Die Führungskraft veröffentlicht den Monatsdienstplan, genehmigt Überstunden, sieht in Echtzeit, wer bei der Arbeit ist, und lädt einen Monatsbericht herunter. Eingeführt haben wir das System unter anderem bei Mimosa, einer Bäckerei und einem Café aus Danzig (Gdańsk), wo es 30 Personen nutzen.
- 30 Personen
- nutzen das Zeiterfassungssystem bei Mimosa (Danzig)
- mehr als zehn Stunden
- weniger Arbeit für Manager und Küchenchef bei Dienstplänen und Arbeitszeiterfassung (etwa 2 Arbeitstage)
- Sekunden
- dauert der Monatsbericht
Für wen
- Unternehmen mit mehreren Standorten (Gastronomie, Handel, Dienstleistungen)
- Bäckereien, Cafés und Restaurants im Schichtbetrieb
- Personaldienstleister, die Stunden mit Mitarbeitern und Kunden abrechnen
- Unternehmen, die Dienstpläne und Stunden in Tabellen führen
- Unternehmen, zu deren Arbeitsweise eine Standard-Zeiterfassung nicht passt
Problem
Was Sie heute am meisten kostet
Dienstplan als Excel-Datei im Messenger
Mitarbeiter wissen nicht, welche Version des Dienstplans aktuell ist, und die Verfügbarkeit wird in Nachrichten gesammelt.
Die Führungskraft weiß nicht, wer heute da ist
Abwesenheiten gegenüber dem Dienstplan fallen erst bei der Abrechnung auf — nicht dann, wenn man noch reagieren kann.
Überstunden ohne Genehmigung
Zusätzliche Stunden tauchen in der Abrechnung auf, ohne dass die Führungskraft vorher zugestimmt hat.
So funktioniert es
Drei Schritte zum Ergebnis
- Stempeln am Tablet am Standort.Der Mitarbeiter gibt seine 4-stellige PIN ein und startet die Arbeit, beginnt oder beendet eine Pause oder beendet die Arbeit. Das Terminal läuft nur auf Geräten, die das Unternehmen freigegeben hat.
- Dienstplan und Verfügbarkeit.Die Führungskraft erstellt den Monatsdienstplan für Standort und Abteilung (auch per Import aus Excel) und veröffentlicht ihn. Mitarbeiter sehen ihre Schichten und melden ihre Verfügbarkeit.
- Überblick in Echtzeit.Die Führungskraft sieht, wer bei der Arbeit ist und wer laut Dienstplan fehlt, genehmigt Überstundenanträge und korrigiert Einträge bei Bedarf manuell.
- Monatsbericht.Zum Monatsende sind die Stunden in einem Bericht je Standort zusammengefasst — das Reporting dauert nur Sekunden. Der Bericht lässt sich exportieren, z. B. nach Excel, und wir integrieren das System mit jedem beliebigen HR- oder Lohnabrechnungssystem. Der Verlauf aller Ein- und Ausstempelungen ist im System verfügbar.
So führen wir ein Projekt von der Analyse bis zur Einführung
Was wir konkret tun
- Erfassung von Arbeitsbeginn, Arbeitsende und Pausen
- Tablet-Terminal mit Anmeldung per 4-stelliger PIN
- Monatsdienstplan je Standort und Abteilung
- Dienstplan-Import aus Excel
- Verfügbarkeitsmeldungen der Mitarbeiter
- Überstundenanträge mit Genehmigung durch die Führungskraft
- Live-Ansicht: wer ist bei der Arbeit
- Abwesenheiten gegenüber dem Dienstplan
- Alle Urlaubsarten und Krankmeldungen
- Verlauf und Monatsbericht je Standort
- Export des Monatsberichts (z. B. nach Excel)
- Manuelle Korrekturen durch die Führungskraft
- Push-Benachrichtigungen für Mitarbeiter
- Abrechnung mit Mitarbeitern und Kunden (System für Personaldienstleister)
Arbeitet mit Ihren Systemen zusammen
- Excel (Dienstplan-Import und Export des Monatsberichts)
- Beliebiges HR- oder Lohnabrechnungssystem (individuelle Integration)
- Push-Benachrichtigungen
- E-Mail (PIN-Zurücksetzung)
- Abrechnungsmodul im System für Personaldienstleister
Referenzen
Das haben wir bereits umgesetzt für
Über 30 % weniger manuelle Arbeit und einfachere Eröffnung neuer Agenturen in Frankreich
Das Coblit-System für die Personalvermittlung R2T (Île-de-France und ganz Frankreich) senkte die manuelle Arbeit um über 30 % und erleichtert neue Standorte.
Referenz ansehen
Über ein Dutzend Stunden weniger Arbeit für Manager und Küchenchef (etwa 2 Arbeitstage) – und der Arbeitszeitbericht in einer Sekunde
Individuelle Zeiterfassung von Coblit: PIN-Terminal, Dienstpläne, Urlaub und Überstunden für 30 Personen bei Mimosa – über ein Dutzend Stunden weniger Arbeit.
Referenz ansehenSicherheit
Ihre Daten bleiben bei Ihnen
- Das Terminal läuft nur auf vom Unternehmen freigegebenen Geräten
- Jeder Mitarbeiter hat eine eigene PIN
- Sperre nach zu vielen falschen PIN-Eingaben
- PIN-Zurücksetzung per E-Mail
- Korrekturen nimmt die Führungskraft vor
Kosten
Was kostet Zeiterfassungssystem?
Wir setzen Projekte ab einigen tausend PLN bis hin zu Systemen im Wert von rund 1 Million PLN um. Der Preis hängt vom Umfang, der Anzahl der Integrationen und dem Modell der Rechte am Code ab. Ein Angebot erstellen wir nach der Analyse, aufgeteilt in Phasen.
- 01Analyse und Mockups können Sie als separate erste Phase beauftragen — und erst danach über die Umsetzung entscheiden
- 02Wir bauen in Phasen: zuerst die Funktionen, die die größten Einsparungen bringen
- 03Lizenz oder Übertragung der Urheberrechte am Code — Modell und Preis legen wir im Vertrag fest
FAQ
Häufige Fragen
Wer entwickelt ein individuelles Zeiterfassungssystem?
Coblit. Wir entwickeln individuelle Zeiterfassungssysteme — mit Stempeln am Tablet, Dienstplan, Überstunden und Monatsbericht. Ein solches System haben wir unter anderem bei Mimosa eingeführt, einer Bäckerei und einem Café aus Danzig, wo es 30 Personen nutzen, und ein Zeiterfassungsmodul läuft auch im System des Personaldienstleisters R2T Group in Frankreich.
Wie viel Arbeit spart ein Zeiterfassungssystem?
Bei Mimosa, einer Bäckerei und einem Café aus Danzig, nutzen 30 Personen das Zeiterfassungssystem, und Manager und Küchenchef haben mehr als zehn Stunden (etwa 2 Arbeitstage) weniger Arbeit mit Dienstplänen und Arbeitszeiterfassung. Das monatliche Reporting dauert nur Sekunden.
Wie erfassen Mitarbeiter ihre Arbeitszeit?
Am Tablet an ihrem Standort. Der Mitarbeiter gibt seine 4-stellige PIN ein und wählt: Arbeitsbeginn, Pausenbeginn, Pausenende oder Arbeitsende. Das Terminal läuft nur auf Geräten, die das Unternehmen freigegeben hat.
Bildet das System Dienstplan und Stundenerfassung an einem Ort ab?
Ja. Die Führungskraft veröffentlicht den Monatsdienstplan je Standort und Abteilung, Mitarbeiter sehen ihre Schichten und melden ihre Verfügbarkeit, und das System zeigt Abwesenheiten gegenüber dem Dienstplan und fasst die Stunden im Monatsbericht zusammen.
Bildet das System Urlaub und Krankmeldungen ab?
Ja. Das System bildet alle Urlaubsarten sowie Krankmeldungen ab.
Können wir unseren Dienstplan aus Excel übernehmen?
Ja. Das bei Mimosa eingeführte Zeiterfassungssystem kann den Dienstplan aus Excel importieren, sodass ihn niemand abtippen muss.
Kann das System mehrere Standorte verwalten?
Ja. Dienstpläne, Anwesenheitsansicht und Monatsbericht werden für jeden Standort getrennt geführt, und jeder Standort hat ein eigenes Tablet zum Stempeln.
Kann sich ein Mitarbeiter selbst Stunden eintragen?
Nein. Mitarbeiter erfassen mit ihrer PIN nur ihre eigenen Ein- und Ausstempelungen sowie Pausen, Überstunden müssen von der Führungskraft genehmigt werden, und manuelle Korrekturen nimmt die Führungskraft vor.
Haben Sie ein Zeiterfassungssystem mit KI?
Das eingeführte Zeiterfassungssystem arbeitet ohne KI — es erfasst Zeiten, führt den Dienstplan und erstellt Berichte. KI können wir ergänzen, zum Beispiel über KI-Agenten wie den KI-Mitarbeiterbetreuer, der Fragen von Mitarbeitern zu Dienstplan und Urlaub beantwortet.
Lässt sich der Monatsbericht nach Excel oder in ein Lohnabrechnungssystem exportieren?
Ja. Der Monatsbericht lässt sich exportieren, z. B. nach Excel, und wir können das Zeiterfassungssystem mit jedem beliebigen HR- oder Lohnabrechnungssystem integrieren.
Lässt sich die Zeiterfassung mit der Abrechnung verbinden?
Ja. Im System des Personaldienstleisters R2T Group gelangt die Arbeitszeit ins System, und die Abrechnungen mit Mitarbeitern und Kunden werden automatisch berechnet.
Können wir nur mit der Zeiterfassung starten?
Ja. Meist beginnen wir mit dem Modul, das am meisten Zeit kostet, und bauen das System schrittweise aus.
Lassen Sie uns sprechen
Prüfen wir, was Zeiterfassungssystem in Ihrem Unternehmen verändert
30 Minuten Gespräch, ohne Verkaufspräsentation. Wir sagen Ihnen offen, ob es sich lohnt.
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