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Reklamationen schneller erledigt, ohne E-Mails und Excel – eine Plattform, die Verbraucher und Unternehmen verbindet

Konsumersi.pl, von Coblit für Fundacja Konsumentów gebaut, automatisiert Reklamationen: Firmen antworten ohne Konto, alle Fälle liegen in einem System.

Fundacja Konsumentów (Konsumersi.pl) — ein Coblit-Projekt

Über das Projekt

Fundacja Konsumentów (Konsumersi.pl)

Wir haben eine Plattform entworfen und umgesetzt, die die Bearbeitung von Reklamationen automatisiert und die Kommunikation zwischen Verbrauchern und Unternehmen ordnet.

Das Ergebnis auf einen Blick

  • Automatisierte Bearbeitung von Meldungen
  • Weniger manuelle Arbeit für das Team
  • Schnellere Reaktionen der Unternehmen
  • Reputationsdruck erhöht die Wirksamkeit
  • Ein Teil der Bearbeitung läuft als Self-Service

Der Projektverlauf

Von der Herausforderung zum Erfolg

Problem

Die Bearbeitung von Reklamationen war manuell und zersplittert: Meldungen wurden von Hand angenommen, es gab viele E-Mails, Excel statt eines Systems und keinen Mechanismus, der Unternehmen zu einer Reaktion bewegte.

  • Manuelle Annahme von Meldungen
  • Viel Kommunikation per E-Mail
  • Kein zentrales Fallsystem
  • E-Mail und Excel statt eines Werkzeugs
  • Schwieriges Reporting

Kosten des Problems

Jeder Tag ohne Lösung bedeutete mehr Handarbeit, langsameren Service und verpasste Chancen.

  • Hohe Belastung des Teams
  • Lange Bearbeitungszeit der Fälle
  • Hohe Kosten der Bearbeitung
  • Keine Kontrolle über den Prozess

Lösung

Wir haben eine Plattform entworfen und umgesetzt, die die Bearbeitung von Reklamationen automatisiert und die Kommunikation zwischen Verbrauchern und Unternehmen ordnet.

  • Öffentliche oder private Meldungen
  • Automatische Benachrichtigung der Unternehmen
  • Antwort des Unternehmens ohne Konto (dedizierter Link)
  • Kommunikation an einem Ort
  • Reporting und Datenanalyse

Geschäftliche Ergebnisse

Nach der Einführung verfügte der Kunde über eine funktionierende Lösung, die zuvor manuell erledigte Arbeit übernahm.

  • Automatisierte Bearbeitung von Meldungen
  • Weniger manuelle Arbeit für das Team
  • Schnellere Reaktionen der Unternehmen
  • Reputationsdruck erhöht die Wirksamkeit
  • Ein Teil der Bearbeitung läuft als Self-Service

Für wen

Wem eine solche Lösung am meisten hilft

Ähnliche Herausforderungen sehen wir in vielen Unternehmen. Wenn Sie sich in dieser Liste wiederfinden, zeigt dieses Projekt, was wir auch für Sie tun können.

  • Verbraucherorganisationen
  • Reklamationsabteilungen im E-Commerce
  • Handels- und Dienstleistungsketten
  • Telekommunikations- und Energieversorger
  • Plattformen, die Kunden und Unternehmen verbinden
  • Unternehmen, die die Kosten der Bearbeitung von Meldungen senken möchten

Warum es funktioniert

5 Gründe, warum diese Lösung funktioniert

Ich möchte eine ähnliche Lösung
  1. Alles an einem Ort – Meldungen und Kommunikation mit Unternehmen landen auf der Plattform statt in E-Mails und Excel.

  2. Antwort ohne Konto – das Unternehmen antwortet über einen dedizierten Link, und die niedrige Einstiegshürde beschleunigt seine Reaktion.

  3. Automatische Benachrichtigung der Unternehmen – das Unternehmen erfährt von der Meldung ohne manuelle Arbeit des Stiftungsteams.

  4. Reputationsdruck – öffentliche Meldungen motivieren Unternehmen zur Reaktion, was die Erfolgsquote bei der Lösung der Fälle erhöht.

  5. Self-Service und Berichte – einen Teil der Bearbeitung übernehmen die Nutzer selbst, und das Reporting erfordert kein manuelles Zusammenstellen von Daten.

Wie wir das Projekt umgesetzt haben

Von der Analyse bis zur Weiterentwicklung — ein Partner in jeder Phase

So sah die Zusammenarbeit im Projekt Fundacja Konsumentów (Konsumersi.pl) aus: vom Verständnis der Prozesse über Wireframes und Architektur bis zur Einführung und Weiterentwicklung.

  1. Analyse und Workshops mit dem Team des Kunden

    Wir sprechen mit den Menschen, die das System nutzen werden. Wir halten fest, wie die Prozesse heute laufen, wo Zeit und Geld verloren gehen und wie sie in einem Jahr funktionieren sollen, wenn das Unternehmen gewachsen ist.

    In diesem Projekt
    • Wir haben mit der Stiftung die Bearbeitung von Reklamationen per E-Mail und Excel analysiert
    • Wir haben einen Prozess entworfen, in dem ein Unternehmen ohne eigenes Konto antworten kann
    Ihr Vorteil

    Wir bauen, was ein echtes Problem löst — keine Liste von Funktionen, die niemand nutzt.

  2. UX/UI-Mockups und Prototyp

    Wir gestalten Screens und Nutzerwege in Figma und testen einen klickbaren Prototyp mit den künftigen Nutzern, bevor die erste Zeile Code entsteht.

    In diesem Projekt
    • Wir haben in Figma die Meldung eines Falls (öffentlich oder privat) und die Ansicht der Kommunikation mit dem Unternehmen entworfen
    Ihr Vorteil

    Sie sehen und testen die Lösung von Anfang an — Änderungen am Mockup kosten einen Bruchteil von Änderungen am fertigen System. Analyse und Mockups können Sie als separate Phase beauftragen.

  3. Technologieauswahl und Architektur

    Wir wählen Technologien passend zu Ziel, Budget und den Systemen, die im Unternehmen bereits laufen. Architektur, Integrationen und Datensicherheit planen wir so, dass das System mit dem Unternehmen wachsen kann.

    In diesem Projekt
    • Plattform mit automatischer Benachrichtigung der Unternehmen, dedizierten Antwortlinks und Reporting
    Technologien in diesem Projekt
    • .NET
    • Angular
    • Node.js
    • WordPress
    Ihr Vorteil

    Keine teuren Umbauten nach einem Jahr — das System ist bereit für mehr Nutzer, mehr Daten und neue Funktionen.

  4. Umsetzung in Phasen

    Wir arbeiten in kurzen Phasen und zeigen alle paar Wochen eine funktionierende Version. Zuerst starten wir die Funktionen, die die größten Einsparungen bringen.

    In diesem Projekt
    • Meldung von Fällen, Benachrichtigung der Unternehmen, Kommunikation an einem Ort
    • Fallmanagement und Berichte für das Team
    Ihr Vorteil

    Sie haben ständig Einblick in den Fortschritt, Einfluss auf die Richtung und sehen schneller erste Ergebnisse.

  5. Tests, Einführung und Schulung

    Wir testen das System, migrieren die Daten, nehmen es in der Produktionsumgebung in Betrieb und schulen das Team für die tägliche Nutzung.

    In diesem Projekt
    • Wir haben Konsumersi.pl als zentralen Ort für die Bearbeitung von Verbraucherstreitigkeiten in Betrieb genommen
    Ihr Vorteil

    Ein ruhiger Start ohne Ausfälle — das Team weiß vom ersten Tag an, wie es mit dem neuen System arbeitet.

  6. Betreuung und Weiterentwicklung nach dem Start (SLA)

    Nach dem Start überwachen wir den Betrieb, reagieren im Rahmen des SLA auf Meldungen und erweitern das System um weitere Funktionen und Automatisierungen.

    In diesem Projekt
    • Die Plattform hat die Idee der mobilen App von Fundacja Konsumentów weiterentwickelt
    Ihr Vorteil

    Ein Partner von der Idee bis zur Weiterentwicklung — Sie bleiben mit dem System nie allein.

Wie wir mit jedem Kunden arbeiten   Technologien, mit denen wir entwickeln

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