Recrutement et RH · Boulangerie et café · Pologne (Gdańsk)

Une quinzaine d'heures de travail en moins pour le gérant et le chef de cuisine (environ 2 jours ouvrés) – et un rapport du temps de travail en une seconde

Système de pointage sur mesure de Coblit : borne à code PIN, plannings, congés et heures sup pour 30 personnes chez Mimosa – une quinzaine d'heures gagnées.

Mimosa — projet Coblit
30
employés dans le système de pointage
une quinzaine d'heures
de travail en moins pour le gérant et le chef de cuisine (environ 2 jours ouvrés)
une seconde
pour le rapport du temps de travail

Le projet

Mimosa

Nous avons développé pour Mimosa un système de pointage sur mesure : les employés pointent sur une tablette sur place avec un code PIN, les plannings et les disponibilités sont réunis dans un seul système, et le rapport du temps de travail est généré automatiquement.

Les résultats en bref

  • 30 personnes utilisent le système de pointage
  • Une quinzaine d'heures de travail en moins (environ 2 jours ouvrés) pour le gérant et le chef de cuisine
  • Rapport du temps de travail en une seconde au lieu de calculs en fin de mois
  • Pointage uniquement sur un appareil enregistré, corrections uniquement par le responsable

Le parcours du projet

Du défi au succès

Problème

Le gérant et le chef de cuisine établissaient et comptabilisaient à la main les plannings et les heures des 30 employés de la boulangerie-café – dans des tableurs, des conversations et des notes.

  • Planning établi à la main chaque mois
  • Disponibilités du personnel recueillies lors de conversations et par messages
  • Heures de travail et pauses calculées en fin de mois
  • Heures supplémentaires, congés et arrêts maladie traités séparément

Le coût du problème

Les plannings manuels et le décompte des heures coûtaient au gérant et au chef de cuisine une quinzaine d'heures de travail – du temps qui devrait aller à l'équipe et à la production.

  • Une quinzaine d'heures de travail du gérant et du chef de cuisine – environ 2 jours ouvrés
  • Risque d'erreurs dans les heures et les salaires
  • Aucune visibilité en temps réel sur qui est au travail

Solution

Nous avons développé pour Mimosa un système de pointage sur mesure : les employés pointent sur une tablette sur place avec un code PIN, les plannings et les disponibilités sont réunis dans un seul système, et le rapport du temps de travail est généré automatiquement.

  • Borne de pointage sur tablette sur place – pointage par code PIN
  • Début de travail, pauses et fin de travail enregistrés à l'heure exacte
  • Plannings mensuels par site et par service, publiés par le responsable
  • Les employés voient leurs créneaux et indiquent leurs disponibilités
  • Demandes d'heures supplémentaires validées par le responsable
  • Congés et arrêts maladie dans le système
  • Vue en temps réel de qui est au travail et des absences par rapport au planning
  • Rapport mensuel par site avec export (par ex. vers Excel)

Résultats business

Planning, suivi et rapport du temps de travail fonctionnent dans un seul système – le gérant et le chef de cuisine ont récupéré une quinzaine d'heures de travail (environ 2 jours ouvrés), et le rapport mensuel est prêt en une seconde.

  • 30 personnes utilisent le système de pointage
  • Une quinzaine d'heures de travail en moins (environ 2 jours ouvrés) pour le gérant et le chef de cuisine
  • Rapport du temps de travail en une seconde au lieu de calculs en fin de mois
  • Pointage uniquement sur un appareil enregistré, corrections uniquement par le responsable

Pour qui

À qui ce type de solution sera le plus utile

Nous retrouvons ces défis dans de nombreuses entreprises. Si vous vous reconnaissez dans cette liste, ce projet montre ce que nous pouvons faire pour vous aussi.

  • Boulangeries, pâtisseries et cafés
  • Restaurants et chaînes de restauration
  • Entreprises avec travail posté
  • Entreprises multisites
  • Commerces et points de service
  • Agences d'intérim

Pourquoi ça marche

5 raisons pour lesquelles cette solution fonctionne

Je veux une solution similaire
  1. Pointage sur place – une borne sur une tablette enregistrée pour le site et un code PIN garantissent que les heures sont enregistrées là où le travail est effectué.

  2. Planning et suivi au même endroit – le système compare immédiatement la présence au planning et affiche les absences.

  3. Moins de discussions sur le planning – les employés voient eux-mêmes leurs créneaux et indiquent leurs disponibilités dans le système.

  4. Contrôle des corrections – les heures supplémentaires doivent être validées, et seul le responsable peut corriger les heures.

  5. Un rapport sans calculs – le récapitulatif mensuel par site est généré automatiquement et peut être transmis au service RH ou à un logiciel de paie et RH.

Comment nous avons mené le projet

De l’analyse à l’évolution — un seul partenaire à chaque étape

Voici comment s’est déroulée notre collaboration sur le projet Mimosa : de la compréhension des processus aux maquettes et à l’architecture, jusqu’au déploiement et aux évolutions.

  1. Analyse et ateliers avec l’équipe du client

    Nous échangeons avec les personnes qui utiliseront le système. Nous décrivons le fonctionnement actuel des processus, les pertes de temps et d’argent, et la manière dont ils devront fonctionner dans un an, quand l’entreprise aura grandi.

    Dans ce projet
    • Nous avons passé en revue avec le gérant et le chef de cuisine l'établissement du planning, la collecte des disponibilités et le décompte des heures
    Ce que vous y gagnez

    Nous construisons ce qui résout un vrai problème — et non une liste de fonctionnalités que personne n’utilisera.

  2. Maquettes et prototype UX/UI

    Nous concevons les écrans et les parcours utilisateurs dans Figma, puis testons un prototype cliquable avec les futurs utilisateurs avant d’écrire la première ligne de code.

    Dans ce projet
    • Nous avons conçu une borne avec un grand clavier PIN pour pointer rapidement à l'entrée
    Ce que vous y gagnez

    Vous voyez et testez la solution dès le départ — modifier une maquette coûte une fraction de ce que coûte une modification du système fini. Vous pouvez commander l’analyse et les maquettes comme une étape distincte.

  3. Choix des technologies et architecture

    Nous choisissons les technologies en fonction de l’objectif, du budget et des systèmes déjà en place dans l’entreprise. Nous concevons l’architecture, les intégrations et la sécurité des données pour que le système puisse grandir avec l’entreprise.

    Dans ce projet
    • La borne fonctionne uniquement sur les appareils enregistrés pour le site
    Technologies de ce projet
    • React
    • Node.js
    • PostgreSQL
    • Panneau d’administration
    Ce que vous y gagnez

    Pas de refonte coûteuse au bout d’un an — le système est prêt pour davantage d’utilisateurs, de données et de nouvelles fonctionnalités.

  4. Développement par étapes

    Nous travaillons par courtes étapes et présentons une version fonctionnelle toutes les quelques semaines. Nous lançons d’abord les fonctionnalités qui génèrent les plus grandes économies.

    Dans ce projet
    • Plannings par site et par service publiés par le responsable, import du planning depuis Excel
    • Disponibilités du personnel, heures supplémentaires avec validation, congés et arrêts maladie
    • Vue en temps réel, historique et rapport mensuel
    Ce que vous y gagnez

    Vous suivez l’avancement en permanence, influencez la direction du projet et voyez plus vite les premiers résultats.

  5. Tests, déploiement et formation

    Nous testons le système, migrons les données, le mettons en production et formons l’équipe à son utilisation quotidienne.

    Dans ce projet
    • Mise en service dans les sites de Mimosa pour 30 employés
    Ce que vous y gagnez

    Un démarrage serein, sans interruption — dès le premier jour, l’équipe sait travailler avec le nouveau système.

  6. Maintenance et évolution après le lancement (SLA)

    Après la mise en service, nous surveillons le fonctionnement, traitons les demandes dans le cadre du SLA et enrichissons le système de nouvelles fonctionnalités et automatisations.

    Dans ce projet
    • Le système peut être connecté à n'importe quel logiciel RH
    Ce que vous y gagnez

    Un seul partenaire, de l’idée à l’évolution — vous ne restez jamais seul avec le système.

Notre méthode avec chaque client   Les technologies que nous utilisons

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